Le centre Hospitalier de Cadillac s’investit dans le maintien et le développement des compétences de ses professionnels, avec la mise à disposition chaque année d’un riche calendrier de formations, l’accompagnement dans la préparation des concours et des projets individuels.

• Possibilité d’accéder à la fonction publique hospitalière rapidement (politique de concours pour mise en stage et concours promotionnels)
• Développer ses compétences autour d’une politique de mobilité ambitieuse. Favorable au déploiement de parcours riches d’expériences humaines et techniques, le CH de Cadillac encourage la mobilité de ses professionnels.
• Disposer d’avantages sociaux : self à prix avantageux, arbre de Noël, crèche hospitalière et tous les avantages CGOS (spectacles, vacances, sport, prestations diverses).

Le CH de Cadillac, Etablissement public de Santé Mentale, situé à 35 kms de Bordeaux, à proximité de la Côte Atlantique et des Pyrénées recrute un(e) COORDINATEUR (TRICE) DES SECRETARIATS MEDICAUX / Attaché(é) d’Administration Hospitalière.

DEFINITION GENERALE DU POSTE

Planifier, organiser et piloter les activités relatives à la gestion des données et informations médico-administratives du patient en animant une équipe de professionnels et en veillant à l’efficacité et à la qualité des prestations fournies.

Le ou la coordinateur(trice) des secrétariats médicaux devra notamment encadrer les 50 assistant(e)s médico administratifs de l’établissement, dont les postes sont répartis dans les différentes structures des six pôles cliniques qui couvrent l’ensemble du territoire (hospitalisation complète, partielle et PEC ambulatoire). Les assistant(e)s médico administratifs sont actuellement rattaché aux cadres administratifs de pôle.

Il devra également, pour la partie relevant de son domaine d’activité, participer à la préparation et à la mise en œuvre du nouveau DPI qui sera mis en place au sein de l’établissement en 2021.

DESCRIPTION DES ACTIVITES spécifiques au poste :

Coordination

Gestion des moyens et des ressources humaines : encadrement de proximité des secrétaires médicales :

•  Gestion du recrutement des secrétaires médicaux
• Gestion des plannings et des absences
• Conduite des entretiens d’évaluation et de formation des secrétaires de l’établissement
• Accueil et gestion des affectations des stagiaires
•  Référent formation pour son domaine d’activité

Organisation

• Animation et coordination de l’organisation des secrétariats médicaux, animation de réunions régulières avec les AMA
• Organisation des activités afin d’optimiser l’efficacité et la qualité du travail
• Analyse des organisations de travail et proposition d’actions d’améliorations (évaluation de la charge de travail de chaque secrétariat, rédaction des fiches de poste, audits organisationnels)
• Assurer la diffusion de toutes les informations indispensables au fonctionnement du secrétariat médical
• Assurer une veille juridique sur la réglementation liée à l’exercice de la fonction de secrétaire médicale
• Mise en place des procédures et/ou protocoles harmonisés en veillant à leur application et à leur actualisation dans son domaine d’activité

Référent(e) du domaine d’activité dans le cadre de la gestion du dossier patient par le DIM

•  Participer à la veille sur la saisie d’activité
•  Participation à la Cellule d’Identito-vigilance
•  Participation au groupe de travail DPI spécifique au domaine d’activité
• Assurer la diffusion aux secrétaires médicales des informations, guides et procédures émises par le DIM
• Assurer le respect des procédures du domaine de compétence émises par le DIM

Savoir faire

• Analyser, évaluer des situations, des organisations
• Concevoir, proposer et mettre en œuvre des changements organisationnels
•  Identifier et analyser les évolutions et leurs impacts sur les activités
• Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation
• Fixer des objectifs et en évaluer les résultats
• Piloter un projet en lien avec son domaine d’activité
• Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions dans un environnement donné
• Paramétrage des outils, logiciels relevant de son domaine d’activité      
• Utiliser et maitriser les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)
• Utiliser les outils en lien avec le DPI (Cristal Link/Dx-Care)

Savoir-faire relationnel

• Etablir des relations de confiance et d’échange avec les personnes qu’il ou elle encadre, ainsi que ses partenaires institutionnels, notamment les médecins
• Piloter, animer, communiquer, motiver les différentes équipes

CONNAISSANCES ASSOCIEES

• Organisation et fonctionnement d’un établissement hospitalier
• Principes du secret professionnel et des droits des patients
• Fonctionnement et l’organisation des secrétariats médicaux
• Gestion administrative, économique et financière
• Droit de la santé, et plus précisément droits des patients en psychiatrie et réglementation sur les mesures de soins sans consentement
• Logiciels (dont le logiciel dédié au recueil de l’information médicale) et outils bureautiques
•  Evolutions règlementaires et techniques sur le métier de secrétaire médicale
• Expérience en secrétariat médical
• Expérience dans la conduite de projets
•  Une expérience dans le secteur de la psychiatrie serait un plus

POSITION DANS LA STRUCTURE

Rattachement hiérarchique : Direction des Ressources Humaines

LIAISONS FONCTIONNELLES

• Chef de pôle et médecins responsables d’unités pour l’évaluation des besoins et le recueil des attentes
• Cadres de santé et autres professionnels paramédicaux
• Directions fonctionnelles pour la gestion des ressources humaines et matérielles
• Service clientèle, informatique, DIM pour le traitement des données médico-administratives

LIEU D’EXERCICE

Centre Hospitalier de Cadillac et ses différentes structures

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Poste de jour – Horaires et repos fixes
• Poste à temps plein
• Contrainte particulière : établissements multi sites, déplacements fréquents
• Risques associés : travail sur écran

Candidatures à envoyer (CV, lettre de motivation et copie du diplôme) :

• par mail : secretariat.drh@ch-cadillac.fr
• par courrier : Centre Hospitalier de Cadillac – Secrétariat des Ressources Humaines – 89 rue Cazeaux Cazalet 33410 CADILLAC SUR GARONNE

Pour tout renseignement contacter  le secrétariat de la DRH au 05.56.76.54.09 ou par mail secretariat.drh@ch-cadillac.fr